Be done with your To Do list – Introducing Trello ~~~ Adieu la liste de tâches – Bonjour Trello

Trello board - Project Management

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Be done with your To Do list – Introducing Trello

As I mentioned in a previous blog, I don’t want to use To Do lists anymore. All they do is getting longer without giving me the satisfaction of crossing more things off. Plus it’s just paper that clutters my desk.

So in order to be environmentally friendly and because I needed a proper system to keep on top of my work, I looked into Kanban tools. Kanwhat? I hear you say? Kanban is Japanese for “visual signal” or “card” and relates to cards used by Toyota line-workers to signal steps in their manufacturing process.

Ok so now I’ve showed off my borrowed knowledge of Japanese, I will talk about the tools that I have tried and the one I use all the time. You can find a list of Project management software for small businesses in this useful article. Out of those, I have heard a lot of good things about Zoho, Slack and BaseCamp but I have never used them myself. I have tested both Trello and Asana, and I use them both, but my preference goes with Trello.

A little overview

With Trello, you can

  • design your workflow
  • spot where you have bottlenecks (resources, time constraints, etc)
  • know exactly where you are with your work

Let’s see in a little more details.

Tutorial

Board

project management - board

The easy way to use Trello is to create a board with 3 lists: To DO, In Progress and Done. You can create cards in each list and they can be moved from one list to the next. So you can easily add all your tasks in your To Do list and move them to the In Progress list once you have started acting on them. Finally, once you have completed the task, it can be parked in the Done list. You will then have the satisfaction to see your Done list getting bigger as you complete more and more tasks.

The beauty is that you don’t need to present your Board that way if that doesn’t work for you. I have yearly Boards with monthly lists to plot out my year. I also have a Board per client so that I know exactly where I stand with all the tasks that they have mandated me to work on.

Card

Trello card - Project ManagementWhen you create a Card you can add a description, you can add files to it so that you always have the relevant documentation relating to that task to hand.

You can add a Due Date which will send you reminders when the date is getting closer.

You can use Labels to give you a visual reminder of where the task is at. Or use this to, say, label all your Client related tasks in Yellow, all your personal business related tasks in Blue, etc… I use Labels in some cases to mark out the tasks that I am going to work on this week.

You can see if a comment has been added by one of your collaborators.Trello Checklist - Project ManagementYou can add Checklist if a task can be split into several sub-tasks. The items on the Checklist can be ticked off as they get completed. At a glance you can see how many sub-tasks have been completed.Trello Checklist - Project Management

Privacy

You can change the visibility of your Trello Board: you can choose whether you are the only person having access to it or if you want to make it public or just visible to your team. You can share it with your client so that they know exactly where you are in the work they send your way.

Trello Project Management

Project Management for small businesses

Just because you are a small business, that doesn’t mean that there aren’t any tools that can help you make running your business easier. I suggest you try a couple of project management tools such as the ones in the article above. I have found what I needed with Trello and it has made running my own projects and my clients’ easier. I am on top of things and progress is visible.

If you are already using a Project Management tool, which one are you using and why? If you are not using one yet, you could do worse than giving it a go!

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My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or freelancers.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.

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Adieu la liste de tâches – Bonjour Trello

Comme décrit dans un blog précédent, je n’aime pas utiliser les listes de tâches. Elles ne font que s’allonger sans me donner la satisfaction de barrer les tâches accomplies. De plus, c’est encore un peu plus de papier sur mon bureau.

Alors, pour protéger l’environnement, et parce que j’avais besoin d’un vrai système pour être à jour dans mes projets et missions clients, je me suis intéressée aux outils Kanban. Kequoi ? Vous écriez-vous ? Kanban est un terme japonais qui veut en gros dire “signal visuel” ou “carte” et se rapporte au système utilisé par les ouvriers de Toyota pour visualiser les étapes du processus de production.

Bon, maintenant que j’ai bien montré ma science (empruntée sur internet, bien sûr), je vais vous parler des outils en ligne que j’ai testés et en particulier celui que j’utilise tout le temps. Vous trouverez une liste des logiciels de gestion de projet pour PME dans cet article très utile. De ces outils, j’ai eu de bons retours sur Zoho, Slack et BaseCamp mais je n’en ai pas d’expérience personnelle. Par contre, j’ai testé Trello et Asana et je les utilise tous les deux, avec une préférence pour Trello.

Un aperçu

Avec Trello, vous pouvez

  • concevoir votre workflow
  • visualiser les problèmes de ressources, les contraintes de temps, etc
  • savoir exactement où vous en êtes dans vos projets

Allons voir plus en détail.

Tutoriel

Tableau


Une des façons les plus simples d’utiliser Trello est de créer un Tableau comprenant une liste de tâches A Faire, une liste de tâches En Progrès, et une liste pour les tâches accomplies (Fait). Vous pouvez créer des cartes dans chaque liste et elles peuvent être glissées d’une liste à l’autre par la suite. Donc vous pouvez ajouter facilement vos tâches à accomplir dans votre liste A Faire et les glisser dans votre liste En Progrès une fois que vous avez commencé à travailler dessus. Enfin, une fois qu’une tâche est accomplie, elle peut être rangée dans la liste Fait. Cela vous donnera la satisfaction de voir voir votre liste Fait s’alonger au fur et à mesure que vous complétez vos tâches.

Ce qui est encore mieux, c’est que vous pouvez choisir de présenter votre Tableau complétement différemment si cette organisation (A Faire, En Progrès, Fait) ne vous convient pas. Personnellement, j’ai créé des Tableaux avec des listes représentant les mois de l’année pour planifier mon année. J’ai aussi créé un Tableau par client, de façon à savoir exactement où je suis par rapport aux tâches qu’ils m’ont demandées d’accomplir.

Carte

Trello Gestion de Projet

Lorsque vous créez une Carte, vous pouvez ajouter une description, vous pouvez ajouter des pièces jointes, de façon à ce que vous ayiez toujours sous la main les documents liés à la tâche en cours.

Vous pouvez ajouter une Date Limite, ce qui vous enverra des relances par email quand la date approchera.

Vous pouvez utiliser des Etiquettes pour ajouter une touche visuelle à vos tâches. Par example, vous pouvez utiliser l’Etiquette Jaune pour toutes les tâches liées à vos Clients, le Bleu pour toutes les tâches liées à votre entreprise, etc… Dans certains cas, j’utilise les Etiquettes pour démarquer les tâches sur lesquelles je vais travailler dans la semaine.

Vous pouvez visualiser si un commentaire a été ajouté par l’un de vos collaborateurs.

Trello - Gestion de Projet

On peut aussi rajouter une Checklist si la tâche peut être divisée en sous-tâches. Les sous-tâches dans la Checklist peuvent être barrées au fur et à mesure qu’elle sont complétées, comme sur une liste papier. D’un coup d’oeil, vous pouvez voir combien de sous-tâches ont été accomplies.

Trello - Gestion de Projet

Visibilité

Vous pouvez modifier la visibilité de vos Tableaux Trello : vous pouvez choisir d’être la seule personne ayant accès au Tableau, ou le rendre Public, ou juste visible par votre Equipe. Vous pouvez décider de partager votre Tableau avec votre client.e afin que vous sachiez tou.te.s les deux exactement où vous en êtes dans les différents projets sur lesquels vous travaillez pour leur compte.

Trello - Gestion de Projet

Gestion de Projet pour PME

Même si vous êtes une PME ou un.e solo entrepreneur.e, il existe des outils qui peuvent vous aider à gérer votre entreprise plus aisément. Je vous encourage à essayer deux ou trois outils de gestion de projet, tels que décrits dans l’article mentionné plus haut. Personnellement, j’ai trouvé ce dont j’avais besoin en Trello et cela m’aide à gérer mes propres projets ainsi que ceux de mes clients facilement. Je sais où j’en suis à tout moment et les progrès sont visibles.

Si vous utilisez déjà un outil de Gestion de Projet, lequel utilisez-vous et pourquoi ? Si vous n’en utilisez pas encore un, essayez donc, cela vous rapportera plus que cela ne vous coûtera !

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Je m’appelle Elisabeth Morice et je suis assistante virtuelle. J’aide les entrepreneur.e.s, consultant.e.s et freelances.
Je propose une assistance administrative, commerciale et informatique, dans plusieurs langues si besoin.
J’apporte des solutions pour aider les petites entreprises à grandir sans avoir besoin de recruter.

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Your health and your business ~~~ Votre santé et votre entreprise

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Look after your health and your business will thank you

Today I wanted to talk about health, and in particular about the sole trader’s, the freelancer’s or the consultant’s. This status is generating stress, due to several factors, such as financial uncertainty, work overload, relationship with the public, loneliness, etc…

Here is my advice on how to keep your head and help your business live long and prosper.

Financial uncertainty

It is difficult to keep stress at bay when you don’t know how much you are going to earn this month and if it is going to cover your bills. Surround yourself with efficient and proactive collaborators (accountant, assistant, web designer…) who will be able to take some of this stress away from you.

Stay connected with your network of entrepreneurs so that you can share your common issues. It is important to have other entrepreneurs around you who understand the problems that come with running your own business.

Furthermore, pick and choose your clients. What I mean by that is that you don’t have to answer everybody’s prayers. It is completely ok to tell a prospect that you won’t be able to help them with their project but that X might be able to help them. If the first contacts with a potential client are a bit weird or iffy, listen to your guts. A client who haggles about every little thing right from the start will not get any better the longer your work with them.

Work overloadwork overload

Learn to say no. N.O. Simples! Earlier in this blog I was inviting you to say no to potential clients if they were not a good fit. Similarly, I would argue that if you are already working all hours, do not take on new projects, thinking that the client will not come back if you turn them down. If you lay down your availability, the client will wait. If they don’t, another one will turn up when you are more available to take on their project.

In parallel, take stock of your strengths and weaknesses. There is no need to take on a job that is not in your genius zone. It is important to know what you can do with your hands tied down and what you can’t.

I would add to this that you should get organised to overcome difficulties. Again, this means surrounding yourself with efficient collaborators, project your business in the future, use tools and work methodologies that make your life easier.

Dealing with the public

When you run your own business, customer relationships can be hard to deal with and can bring on stress. A solution to lower the stress levels is to delegate this side of your activity if it is too much of a burden. However if that isn’t possible, be clear with your customers about your availability. Don’t take everything to heart, listen to your public, accept your mistakes and fix them. I remember a plumber who told me that he didn’t have an answering machine because he got fed up with insulting messages from irate clients who needed his help over the weekend. I couldn’t help thinking that a simple message stating the opening hours and a number to call in case of emergency would have gone a long way to appease the most irritable of his clients. In any rate, it wouldn’t have alienated the rest of his clientele.

Fighting loneliness

It is common for a sole trader to feel alone when facing decisions in the running of their business. Don’t hesitate to surround yourself with sympathetic people and to invest time in building your professional relationships network. Even if I find approaching new people very daunting, I force myself to attend a least one networking event a month. I don’t go to those events with the notion of finding new clients, but I am seeking people who I feel connected with somehow, with whom I would like to start projects, people who would be happy to share advice on running a business.

Another way to lessen this feeling of loneliness is to let yourself be helped (by a coach, join a business incubator, etc…). I am very lucky to belong to a community of like minded female entrepreneurs, to have access to mentoring, to attend workshops on themes linked to running your own business, and many more. My suggestion is to try several groups or coaches until you find what fits your needs.

Take care of yourself

When you run your own business, the well seated assumption is that you have to work long and hard to gain results. As the saying goes “fair and softly goes far in a day”. My advice therefore is to review your working conditions:

  • is your working space comfortable? Your chair, your desk, your kitchen table?
  • is your environment fit for purpose?
  • do you take regular breaks? away from the screen if you work on computers all day, standing up if you are mostly sitting down…

In addition to this you should make sure you are getting enough sleep, eat healthy and balanced meals, and practice some regular physical activity. Obviously this doesn’t just apply to sole traders, but I feel it is all the more important to listen to our own bodies for our own benefit as well as for our business’.

Finally, I would add that you have to allow yourself to disconnect in the evening, at the weekend or for a few days/weeks holiday. I recently heard the testimony of a freelance who hadn’t had a day off in over 8.5 years of running his own business. In his own words, he was going nuts! You have every right to limit your availability to your clients. They themselves have a life outside of work, so why shouldn’t you? Switch off your business phone, separate your personal from your business emails, remove notifications. If your activity needs to be 24/7 then delegate what you can.

 

To ensure the good health of your business, look after your own. Listen to your body and your instinct. Granted, it is hard to do when you are caught in the daily grind. Start small, make small changes where you think you can and often a snowball effect will happen. There are so many advantages to being a sole trader that it would be a shame to not enjoy them.

So, what changes will you make to your daily routine of entrepreneur?

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Entrepreneur en bonne santé = entreprise en bonne santé

Aujourd’hui je voulais parler un peu de la santé, et en particulier de celle de l’auto entrepreneur, du freelance ou du consultant. Beaucoup de facteurs font que ce statut est porteur de stress, tels que l’incertitude financière, la surcharge de travail, les relations avec le public, la solitude, etc.

Voici quelques conseils pour rester serein.e et faire en sorte que notre entreprise soit pérenne.

Incertitude financière

C’est difficile de ne pas être stressé.e quand on ne sait pas combien on va rentrer de CA ce mois-ci et si on va pouvoir payer les factures. Entourez-vous de collaborateurs efficaces et proactifs (comptable, assistant, web designer) qui vous déchargeront d’une part de stress.

Restez connectés à votre réseau de pairs pour pouvoir discuter de vos soucis communs. C’est important d’avoir d’autres entrepreneurs dans votre entourage qui comprennent les problématiques du statut de chef d’entreprise.networkingD’autre part, choisissez bien votre clientèle. C’est-à-dire que vous n’êtes pas tenu.e de répondre à toutes les demandes. Il est tout à fait convenable de dire à un prospect que leur projet n’est pas tout à fait dans vos cordes et que concurrent X serait plus à même de les aider. Si les premiers contacts avec un client potentiel sont épineux ou douteux, écoutez votre instinct. Un client qui titille dès le début pour des broutilles ne va pas s’affiner avec le temps, ce n’est pas comme le camembert!

Surcharge de travail

 

 

Il faut savoir dire non. De même qu’au point plus haut je vous incitais à dire non à certains clients potentiels, si vous êtes déjà au maximum en charge de travail, n’acceptez pas de projet en plus, sous prétexte que si vous dites non le client ne reviendra pas. Si vous expliquez clairement vos disponibilités, le/la client.e attendra. S’il/elle n’attend pas, un.e autre viendra avec un autre projet quand vous serez plus disponible pour l’entreprendre sereinement.

Il faut aussi savoir bien cibler ses domaines d’intervention. Connaissez bien vos forces et vos faiblesses. Ce n’est pas la peine de se lancer dans un projet qui n’est pas dans votre zone de génie. Il est important de savoir ce qu’on peut faire les yeux fermés et ce qu’on ne peut pas faire.

Il faut aussi savoir s’organiser pour surmonter les difficultés. Cela revient à s’entourer de collaborateurs efficaces, à se projeter dans l’avenir, à mettre en place des outils et des méthodes de travail qui vous simplifient la vie.

Relations avec le public

 

En tant qu’entrepreneur, les relations avec la clientèle peuvent être dures à gérer et aussi porteuses de stress. La solution pour atténuer ce stress est de déléguer cette partie de l’activité si c’est un gros problème. Si cette solution n’est pas possible, soyez clair.e avec vos clients par rapport à votre disponibilité. Ne prenez pas tout à cœur et écoutez votre public, et surtout sachez vous remettre en question. J’ai en mémoire un plombier qui n’avait pas de répondeur téléphonique car il en avait assez des messages d’insultes laissés par les clients parce qu’il n’était pas disponible le weekend. La mise en place d’un simple message expliquant les horaires et peut-être une recommandation d’un autre numéro pour les urgences auraient été des mesures suffisantes pour apaiser les clients les plus irritables. En tout cas, cela n’aurait pas exaspéré tous les autres clients raisonnables.

Solitude

solitudeIl est courant pour un.e entrepreneur.e de se sentir seul.e dans la prise de décision et dans l’exercice de son travail. Il ne faut surtout pas hésiter à s’entourer de gens bienveillants et à investir du temps dans la création d’un réseau de relations professionnelles. Même si je trouve cela très difficile d’approcher les gens, je me force à aller à un événement de réseautage une fois par mois au minimum. Je n’y vais pas pour trouver des clients mais pour rencontrer des gens avec qui je pourrais avoir des affinités, avec qui je pourrais monter des projets, des gens qui accepteraient de me conseiller dans l’exercice de mon activité.

Une autre parade à la solitude est de se former et de se faire accompagner (par un coach, par une pépinière d’entreprise ou autre). J’ai la chance de faire partie d’une communauté d’entrepreneures, d’avoir accès à du mentoring, des ateliers sur divers sujets autour de l’entreprenariat, et bien d’autres choses. Il faut essayer plusieurs groupes afin de trouver celui qui vous convient et qui répondra à vos attentes.

Prendre soin de soi

La tentation de l’autoentrepreneur est de travailler dur et de longues heures pour obtenir des résultats. Il est pourtant bien connu que qui veut aller loin ménage sa monture. Je conseille de passer en revue vos conditions de travail:

  • êtes-vous bien installée.e ?
  • votre environnement de travail est-il confortable et ergonomique?
  • prenez-vous des pauses régulières, loin de l’écran si vous travaillez toute la journée sur l’ordinateur, debout si vous travaillez assis.e à un bureau…

Il s’agit aussi de prendre soin de dormir suffisamment, de manger des repas variés et équilibrés et de faire de l’activité physique régulièrement. Ces conseils ne s’appliquent pas qu’aux autoentrepreneurs, bien entendu, mais il est d’autant plus important pour nous d’écouter notre corps pour notre bien mais aussi pour celui de notre entreprise.

Pour finir, j’ajouterais qu’il faut se donner le droit de déconnecter le soir, le weekend ou pour quelques jours/semaines de congé. J’ai entendu récemment le témoignage d’un freelance qui n’avait pris aucun jour de congé en 8,5 ans d’activité. Lui-même admettait qu’il en devenait fou ! Pour autant, il est tout à fait correct de limiter sa disponibilité à la clientèle. Vos clients ont une vie en dehors du travail, pourquoi pas vous? Débranchez votre téléphone pro, séparez votre messagerie professionnelle de votre messagerie personnelle, désactivez les notifications. Si votre activité doit être 24h/24 alors déléguez ce qui peut l’être.

 

Pour la bonne santé de votre entreprise, prenez soin de la vôtre. Il s’agit d’écouter son corps et son instinct. La difficulté est que quand on est la tête dans le guidon, il est difficile de faire de l’introspection. Commencez petit, faites de petits changements là où vous pensez pouvoir en faire et il y a souvent un effet boule de neige qui se produit. Il y a tellement d’avantages à l’entreprenariat que ce serait dommage de passer à côté.

Et vous, quels changements allez-vous apporter dans votre quotidien d’entrepreneur?

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Parkinson’s Law ~~~ La loi de Parkinson

time management

Parkinson’s Law: “work expands so as to fill the time available for its completion”

Cyril Northcote Parkinson, British historian (1909-1993)

Although Parkinson applied his theory to civil service, I think it also applies to us (mere mortals) auto entrepreneurs. If I don’t set myself time limits, whatever time I have available before my next appointment, online lesson or school pickup will just disappear without me noticing it and nothing tangible to show for it.

As an auto entrepreneur I can’t afford to let time slip away like that so I looked at tools that would help me manage my time efficiently. There is the obvious timer on your phone or even online such as e.ggtimer. You can decide the amount of time you want to spend on a given task and when the timer goes, you can either take a break, decide to reset the timer to finish the task or move on to the next item on you to do list. This method has the benefit to keep you focused on the task at hand. Just make sure that you don’t allow emails or Facebook updates to derail you until the timer beeps!

This method only worked for me up to a point. I found out that I didn’t need timing but I needed to record what I was working on and for how long. On a Friday evening I would look back at my busy week and wonder what I had really been doing for the past five days. I started using a timing tool such as toggl. This has had two big effects on my work:

– I can log and time tasks that I perform for my customers, which I can then report on and base my invoices on.

– The second benefit is that I can also log in the tasks I have to do for my business, such as admin work or writing this blog.

This might not seem like much but using toggl allowed me to visualise how much time I was spending on building my business (prospection, learning, communication…). It also keeps me focused and helps me stick to my daily/weekly/monthly plan.

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Loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Cyril Northcote Parkinson, historien britannique (1909-1993)

Bien que la Loi de Parkinson s’applique à l’origine à l’administration et aux fonctionnaires, je pense qu’elle s’applique tout aussi bien au commun des mortels et, en particulier, aux autoentrepreneur.e.s. Si je n’y fait pas attention, le temps que j’ai de disponible (entre mes rendez-vous, leçons en ligne ou la sortie de l’école) s’évapore sans que je m’en rende compte et sans rien de tangible à la fin de la journée.

En tant qu’auto entrepreneure, je ne peux pas me permettre de laisser le temps me couler entre les doigts alors je m’appuis sur des outils qui peuvent m’aider à gérer mon temps efficacement. Il y a bien sûr le minuteur sur votre téléphone ou même en ligne (tel que http://e.ggtimer.com/). On décide du temps qu’on veut passer sur une tâche donnée et quand ce temps est écoulé et que le minuteur sonne, on fait une pause, on redémarre le minuteur pour finir la tâche ou on passe à la suivante sur la liste. Cette méthode a l’avantage de maintenir la concentration sur la tâche en cours. Mais attention à ne pas vous laisser tenter par les courriels et autres notifications Facebook avant la fin de la minuterie !

Cette méthode ne fonctionnait pour moi que jusqu’à un certain point. En effet, je me suis rendue compte que j’avais aussi besoin de noter ce sur quoi je travaillais et pendant combien de temps. Arrivait la fin de la semaine et je me demandais souvent pourquoi je n’avais pas eu une minute à moi mais sans savoir exactement ce que j’avais fait. J’ai donc commencé à utiliser un outil en ligne tel que toggl.com. Cela a eu deux effets positifs sur mon organisation de travail :

– Je peux enregistrer et minuter des tâches dans le cadre des missions que j’effectue pour mes clients. Je peux ensuite extraire un rapport sur lequel je peux baser mes factures en fin de mois.

– Le second plus est que je peux aussi enregistrer les tâches que j’effectue pour faire progresser mon entreprise, telles que les tâches administratives ou écrire ce blog.

Cela semble peut-être anodin mais utiliser toggl m’a permis de visualiser et de comprendre combien de temps je passais à faire progresser mon entreprise (prospection, apprentissage, communication…). Cela me permet aussi de rester concentrée et m’aide à me tenir à mon plan quotidien/hebdomadaire/mensuel.

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Merging PDF files ~~~ Fusionner des fichiers PDF

PDF process

Merging PDF files

My printer scanner used to allow me to scan documents to an existing PDF document, thus effectively adding paging to the original document. Unfortunately my new printer scanner doesn’t provide me with this functionality that I had taken for granted.

Don’t fret, I can use online tools that allow me to merge PDF documents. This article on Codeur mag lists online tools at our disposal to merge PDF files: https://www.codeur.com/blog/fusionner-pdf/. The article is in French but you should get the gist of what apps are available.

I can recommend SMALLPDF that allows you to merge 2 or more PDF files in 2 clicks. SMALLPDF also offers other tools that allow you to compress your PDF files or edit them (delete pages or rotate them for example).

I can also recommend SODAPDF that allows you to merge, compress, divide or edit PDF files. You also get the added bonus to be able to send the final document via email, what more could a girl need? 😉

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Fusionner des fichiers PDF

Mon imprimante scanner me permettait dans le passé de scanner des documents et les rajouter à un PDF déjà existant. Malheureusement, depuis que j’ai changé d’imprimante, le logiciel fournit avec ne me permet pas cette fonctionnalité.

Qu’à cela ne tienne, je peux utiliser des outils en ligne pour faire cette manipulation. Cet article paru sur Codeur mag nous dresse une liste des applications à notre disposition : https://www.codeur.com/blog/fusionner-pdf/

Pour ma part je peux recommander SMALLPDF qui permet de fusionner deux ou plusieurs pdf documents en 2 clicks 3 mouvements. SMALLPDF propose aussi d’autres applis qui vous permettent entre autres de compresser vos fichiers PDF, de les éditer (supprimer des pages ou les changer d’orientation), etc.

Je peux aussi recommander SODAPDF qui permet également de fusionner des fichiers DPF , les compresser, les diviser, les éditer. Vous avez aussi l’option de pouvoir envoyer le fichier final par courriel. Que demande le peuple ? 😉

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Hiring a virtual assistant

Hiring a Virtual Assistant

Client Testimonial

“A task which would have taken me numerous hours to understand and action took minutes”

When you are a solo entrepreneur, you end up doing everything in your business: the accounts, prospecting, client relations, stock and logistics, taxes, … (the list goes on). When you are starting up it is a necessity and you have to learn fast. However if you want to grow your business, there comes a point when you have to concentrate on what you do best, which could be creating your own products, coaching people, selling…

Why not delegate the tasks that take you hours to sort out or the ones that you can do but really bore you? Make a list of how long it takes you to do things for a week or two and patterns will emerge. This is a good starting point when speaking to a virtual assistant about what tasks you want them to take on.

 

 


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The newsletter: a powerful tool to create relationships with your audience

Newsletter LinkedIn

Building strong relationships with your community is key to your success. Social media, landing page, testimonials, lead magnet … the tools are endless! Let’s talk about the newsletter and how to get the best out of it.

Value-added content

The newsletter allows you to provide value-added content to your followers and subscribers. You need to engage your customers in order for them to even open your email, let alone read it. What do they like, what do they need? For example, if your product is gluten free flour, then include a recipe using gluten free flour or a video on how to bake a pie using gluten free flour.

Offer advice, your expertise and relevant information, do not not use your newsletter as a sales tool only. Make sure you always have your target audience in mind. If you are a physio or a Pilates teacher, provide some tips on managing back pain or a video with some easy exercises. It will go a long way in making your customers feel that you are giving, not just taking. It might feel counter intuitive but people like to get things for free, and you are more likely to get their interest and their custom that way.

Finally, be consistent by sending your newsletter on a regular basis as customers are creatures of habit and like predictability. Find a good balance between too often and too seldom, and above all avoid randomness. You need to ensure your content is of good quality, so publishing your newsletter every week is just putting pressure on you to produce pertinent content. Adversely, your audience will disengage and loose interest if you send your newsletter too irregularly.

Don’t forget your branding

Once you have decided on what your content will be, you have to spend time making sure your message comes across. Here are a few useful tips to bear in mind when publishing a successful and engaging newsletter:

– a catchy subject line and other important topics highlights at the top of your email

– a table of content with anchor links to the relevant articles

– call-to-action buttons after each article. Use the power of social network and allow your customers to share with their network, allowing them to spread information via email, Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest and Google+

– because a high proportion of newsletters are read on a mobile these days make sure that the most important information is on the left hand column and keep your width close to 500 pixels.

– be consistent in your branding, in terms of colours and typography. Avoid fussy fonts, and use font size 22 for headers and 13 for the body of text.

Once again, consistency is key to a successful communication with your customers.

Case study

A couple of weeks ago, one of my customer asked me to work on her newsletter strategy. She was already active on social media but wanted to engage differently with her clients on a regular basis, sharing news about Pilates, about the Studio, about the retreats that she organises and giving information on affiliate products on sale. She wanted to have a list of followers that she could grow and also generate traffic to her website and social media accounts.

We agreed on using MailChimp software.  She got good feedback and It also fitted her tight budget and allowed her to have up to 2,000 subscribers and send 12,000 emails per month for free.

We did the first one together to make sure she understood all the stages for newsletter creation and potential pitfalls. Due to anti-spam rules, I advised the need to get her clients to subscribe to her newsletter, thereby giving her consent to use their email address. We embedded a subscribe form on her website, encouraging her followers to subscribe to her newsletter.

My client could have done all the process by herself! She asked me to help her to save some time and be more efficient. As a busy mum, wife and Pilates Studio manager, she needed someone to understand her business and her requirements, and present a relevant solution that responded to those needs, within budget. By taking on a task that would have taken her numerous hours, I freed her to do what she does best. I also gave her the peace of mind that somebody was there to help, every step of the way.

The author

My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant. As such I provide auto entrepreneurs and small businesses with business and administrative support and project collaboration. Contact me at elisabeth_morice@hotmail.com for further info.

My tips:

Before you decide on a Marketing automation tool, shop around. There are plenty of free versions available that are very good for small budgets and are perfectly adequate to begin with. MailChimp was the software my client and I chose, but it could have been AWeber, ConvertKit or Constant Contact. There are lots of comparison sites such as this one to help you in your choice:http://www.wpbeginner.com/showcase/best-email-marketing-services/

 

What is a virtual assistant?

A virtual assistant is an extra pair of hands, giving you back the time to grow your business.

A virtual assistant works with you, finding out what areas of your business are giving you headaches.

A virtual assistant will devise a solution tailored to your needs and to suit your business.

Get in touch with me to get a consultation and discover where I can help. 

3 reasons for Hiring a Virtual Assistant

Still questioning why you need a Virtual Assistant? Here are 3 reasons for Hiring a VA to increase your productivity! 1. Social Media Assistant Your virtual assistant will be able to manage your multiple social media accounts for you, gather the engagement metrics, research the best hashtags to reach more consumers, and keep content updated. […]

via 3 Reasons for Hiring a Virtual Assistant — Virtual Task Corner

Virtual Assistant? But you are real!

I went to my first networking event the other day. It was nerve-racking enough, being my first time, but it turned out to be a real success and the venue was packed. Anyway, I plowed on and talked to a few people, if only to ask advice on networking. You’ve got to start somewhere, right?

Then came the time when you go around the room and everyone introduces themselves and says a few words about their business. It just so happened that the lady I had been talking to up until then is also a Virtual Assistant and we both introduced ourselves as such. After the introductions, a man came up to us and said: “Virtual Assistants? But you are real!”. OK, so what is my response going to be? Unfortunately I was very nervous and anyway by the time I think of a witty repartee the moment is usually gone.

All I could think of as a response was “We are very real but our work is virtual”, not very catchy, right? OK, so I need to work on that catch phrase! 🙂