Parkinson’s Law ~~~ La loi de Parkinson

time management

Parkinson’s Law: “work expands so as to fill the time available for its completion”

Cyril Northcote Parkinson, British historian (1909-1993)

Although Parkinson applied his theory to civil service, I think it also applies to us (mere mortals) auto entrepreneurs. If I don’t set myself time limits, whatever time I have available before my next appointment, online lesson or school pickup will just disappear without me noticing it and nothing tangible to show for it.

As an auto entrepreneur I can’t afford to let time slip away like that so I looked at tools that would help me manage my time efficiently. There is the obvious timer on your phone or even online such as e.ggtimer. You can decide the amount of time you want to spend on a given task and when the timer goes, you can either take a break, decide to reset the timer to finish the task or move on to the next item on you to do list. This method has the benefit to keep you focused on the task at hand. Just make sure that you don’t allow emails or Facebook updates to derail you until the timer beeps!

This method only worked for me up to a point. I found out that I didn’t need timing but I needed to record what I was working on and for how long. On a Friday evening I would look back at my busy week and wonder what I had really been doing for the past five days. I started using a timing tool such as toggl. This has had two big effects on my work:

– I can log and time tasks that I perform for my customers, which I can then report on and base my invoices on.

– The second benefit is that I can also log in the tasks I have to do for my business, such as admin work or writing this blog.

This might not seem like much but using toggl allowed me to visualise how much time I was spending on building my business (prospection, learning, communication…). It also keeps me focused and helps me stick to my daily/weekly/monthly plan.

info@virtuellesolutions.com

 

Loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Cyril Northcote Parkinson, historien britannique (1909-1993)

Bien que la Loi de Parkinson s’applique à l’origine à l’administration et aux fonctionnaires, je pense qu’elle s’applique tout aussi bien au commun des mortels et, en particulier, aux autoentrepreneur.e.s. Si je n’y fait pas attention, le temps que j’ai de disponible (entre mes rendez-vous, leçons en ligne ou la sortie de l’école) s’évapore sans que je m’en rende compte et sans rien de tangible à la fin de la journée.

En tant qu’auto entrepreneure, je ne peux pas me permettre de laisser le temps me couler entre les doigts alors je m’appuis sur des outils qui peuvent m’aider à gérer mon temps efficacement. Il y a bien sûr le minuteur sur votre téléphone ou même en ligne (tel que http://e.ggtimer.com/). On décide du temps qu’on veut passer sur une tâche donnée et quand ce temps est écoulé et que le minuteur sonne, on fait une pause, on redémarre le minuteur pour finir la tâche ou on passe à la suivante sur la liste. Cette méthode a l’avantage de maintenir la concentration sur la tâche en cours. Mais attention à ne pas vous laisser tenter par les courriels et autres notifications Facebook avant la fin de la minuterie !

Cette méthode ne fonctionnait pour moi que jusqu’à un certain point. En effet, je me suis rendue compte que j’avais aussi besoin de noter ce sur quoi je travaillais et pendant combien de temps. Arrivait la fin de la semaine et je me demandais souvent pourquoi je n’avais pas eu une minute à moi mais sans savoir exactement ce que j’avais fait. J’ai donc commencé à utiliser un outil en ligne tel que toggl.com. Cela a eu deux effets positifs sur mon organisation de travail :

– Je peux enregistrer et minuter des tâches dans le cadre des missions que j’effectue pour mes clients. Je peux ensuite extraire un rapport sur lequel je peux baser mes factures en fin de mois.

– Le second plus est que je peux aussi enregistrer les tâches que j’effectue pour faire progresser mon entreprise, telles que les tâches administratives ou écrire ce blog.

Cela semble peut-être anodin mais utiliser toggl m’a permis de visualiser et de comprendre combien de temps je passais à faire progresser mon entreprise (prospection, apprentissage, communication…). Cela me permet aussi de rester concentrée et m’aide à me tenir à mon plan quotidien/hebdomadaire/mensuel.

info@virtuellesolutions.com


My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or young startups.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.

Contact me now for more information.

Merging PDF files ~~~ Fusionner des fichiers PDF

PDF process

Merging PDF files

My printer scanner used to allow me to scan documents to an existing PDF document, thus effectively adding paging to the original document. Unfortunately my new printer scanner doesn’t provide me with this functionality that I had taken for granted.

Don’t fret, I can use online tools that allow me to merge PDF documents. This article on Codeur mag lists online tools at our disposal to merge PDF files: https://www.codeur.com/blog/fusionner-pdf/. The article is in French but you should get the gist of what apps are available.

I can recommend SMALLPDF that allows you to merge 2 or more PDF files in 2 clicks. SMALLPDF also offers other tools that allow you to compress your PDF files or edit them (delete pages or rotate them for example).

I can also recommend SODAPDF that allows you to merge, compress, divide or edit PDF files. You also get the added bonus to be able to send the final document via email, what more could a girl need? 😉

info@virtuellesolutions.com

 

Fusionner des fichiers PDF

Mon imprimante scanner me permettait dans le passé de scanner des documents et les rajouter à un PDF déjà existant. Malheureusement, depuis que j’ai changé d’imprimante, le logiciel fournit avec ne me permet pas cette fonctionnalité.

Qu’à cela ne tienne, je peux utiliser des outils en ligne pour faire cette manipulation. Cet article paru sur Codeur mag nous dresse une liste des applications à notre disposition : https://www.codeur.com/blog/fusionner-pdf/

Pour ma part je peux recommander SMALLPDF qui permet de fusionner deux ou plusieurs pdf documents en 2 clicks 3 mouvements. SMALLPDF propose aussi d’autres applis qui vous permettent entre autres de compresser vos fichiers PDF, de les éditer (supprimer des pages ou les changer d’orientation), etc.

Je peux aussi recommander SODAPDF qui permet également de fusionner des fichiers DPF , les compresser, les diviser, les éditer. Vous avez aussi l’option de pouvoir envoyer le fichier final par courriel. Que demande le peuple ? 😉

info@virtuellesolutions.com


My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or young startups.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.

Contact me now for more information.

Eat a live frog in the morning!

Stop procrastinating

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”
Mark Twain

time management prioritise procrastination

The main reason why people struggle with their tasks list is because it is full of items that shouldn’t even have made it there in the first place. We spend too much time on tasks that do not matter as an avoidance tactic to not do the ones that matter.

Refer to your prioritisation matrix every morning and only write on your task list the items that are urgent and important. These are the “frogs” that you need to eat first.

Prioritisation is one of the most useful and productive time management skills.

So, from today onwards, stop procrastinating and eat that frog in the morning!

info@virtuellesolutions.com

Arrêtez de procrastiner

« Manger une grenouille vivante est la première chose à faire le matin, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ! »
Mark Twain

La raison principale pour laquelle on a du mal à venir à bout de nos listes de tâches à accomplir, c’est parce qu’elles sont remplies de tâches qui ne devraient pas y figurer. On passe trop de temps sur des tâches qui n’ont pas d’importance afin d’éviter d’effectuer celles qui le sont.

Chaque matin, référez-vous à votre matrice de priorité et ne marquez sur votre liste de tâches que les tâches urgentes et importantes. Ce sont les “grenouilles vivantes” que vous devez manger en priorité.

Cette technique de gestion du temps est une des plus utiles et productives.

Donc, dès aujourd’hui, arrêtez de procrastiner et mangez cette grenouille !

info@virtuellesolutions.com


My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or young startups.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.

Contact me now for more information.

Hiring a virtual assistant

Hiring a Virtual Assistant

Client Testimonial

“A task which would have taken me numerous hours to understand and action took minutes”

When you are a solo entrepreneur, you end up doing everything in your business: the accounts, prospecting, client relations, stock and logistics, taxes, … (the list goes on). When you are starting up it is a necessity and you have to learn fast. However if you want to grow your business, there comes a point when you have to concentrate on what you do best, which could be creating your own products, coaching people, selling…

Why not delegate the tasks that take you hours to sort out or the ones that you can do but really bore you? Make a list of how long it takes you to do things for a week or two and patterns will emerge. This is a good starting point when speaking to a virtual assistant about what tasks you want them to take on.

 

 


My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or young startups.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.

Contact me now for more information.

Priority matrix

Tip of the day

When you start your work day, review the tasks on your TO DO list, matching them with the following priority matrix. Then attack your working day with the urgent and important tasks first. Then go through the important but not urgent ones or plan them for later. The rest will fall into place.

 

virtual assistant priority matrix
Priority matrix

 


My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or young startups.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.

Contact me now for more information.