Be done with your To Do list – Introducing Trello
As I mentioned in a previous blog, I don’t want to use To Do lists anymore. All they do is getting longer without giving me the satisfaction of crossing more things off. Plus it’s just paper that clutters my desk.
So in order to be environmentally friendly and because I needed a proper system to keep on top of my work, I looked into Kanban tools. Kanwhat? I hear you say? Kanban is Japanese for “visual signal” or “card” and relates to cards used by Toyota line-workers to signal steps in their manufacturing process.
Ok so now I’ve showed off my borrowed knowledge of Japanese, I will talk about the tools that I have tried and the one I use all the time. You can find a list of Project management software for small businesses in this useful article. Out of those, I have heard a lot of good things about Zoho, Slack and BaseCamp but I have never used them myself. I have tested both Trello and Asana, and I use them both, but my preference goes with Trello.
A little overview
With Trello, you can
- design your workflow
- spot where you have bottlenecks (resources, time constraints, etc)
- know exactly where you are with your work
Let’s see in a little more details.
Tutorial
Board
The easy way to use Trello is to create a board with 3 lists: To DO, In Progress and Done. You can create cards in each list and they can be moved from one list to the next. So you can easily add all your tasks in your To Do list and move them to the In Progress list once you have started acting on them. Finally, once you have completed the task, it can be parked in the Done list. You will then have the satisfaction to see your Done list getting bigger as you complete more and more tasks.
The beauty is that you don’t need to present your Board that way if that doesn’t work for you. I have yearly Boards with monthly lists to plot out my year. I also have a Board per client so that I know exactly where I stand with all the tasks that they have mandated me to work on.
Card
When you create a Card you can add a description, you can add files to it so that you always have the relevant documentation relating to that task to hand.
You can add a Due Date which will send you reminders when the date is getting closer.
You can use Labels to give you a visual reminder of where the task is at. Or use this to, say, label all your Client related tasks in Yellow, all your personal business related tasks in Blue, etc… I use Labels in some cases to mark out the tasks that I am going to work on this week.
You can see if a comment has been added by one of your collaborators.
You can add Checklist if a task can be split into several sub-tasks. The items on the Checklist can be ticked off as they get completed. At a glance you can see how many sub-tasks have been completed.
Privacy
You can change the visibility of your Trello Board: you can choose whether you are the only person having access to it or if you want to make it public or just visible to your team. You can share it with your client so that they know exactly where you are in the work they send your way.
Project Management for small businesses
Just because you are a small business, that doesn’t mean that there aren’t any tools that can help you make running your business easier. I suggest you try a couple of project management tools such as the ones in the article above. I have found what I needed with Trello and it has made running my own projects and my clients’ easier. I am on top of things and progress is visible.
If you are already using a Project Management tool, which one are you using and why? If you are not using one yet, you could do worse than giving it a go!
My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or freelancers.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.
Contact me now for more information.
Adieu la liste de tâches – Bonjour Trello
Comme décrit dans un blog précédent, je n’aime pas utiliser les listes de tâches. Elles ne font que s’allonger sans me donner la satisfaction de barrer les tâches accomplies. De plus, c’est encore un peu plus de papier sur mon bureau.
Alors, pour protéger l’environnement, et parce que j’avais besoin d’un vrai système pour être à jour dans mes projets et missions clients, je me suis intéressée aux outils Kanban. Kequoi ? Vous écriez-vous ? Kanban est un terme japonais qui veut en gros dire “signal visuel” ou “carte” et se rapporte au système utilisé par les ouvriers de Toyota pour visualiser les étapes du processus de production.
Bon, maintenant que j’ai bien montré ma science (empruntée sur internet, bien sûr), je vais vous parler des outils en ligne que j’ai testés et en particulier celui que j’utilise tout le temps. Vous trouverez une liste des logiciels de gestion de projet pour PME dans cet article très utile. De ces outils, j’ai eu de bons retours sur Zoho, Slack et BaseCamp mais je n’en ai pas d’expérience personnelle. Par contre, j’ai testé Trello et Asana et je les utilise tous les deux, avec une préférence pour Trello.
Un aperçu
Avec Trello, vous pouvez
- concevoir votre workflow
- visualiser les problèmes de ressources, les contraintes de temps, etc
- savoir exactement où vous en êtes dans vos projets
Allons voir plus en détail.
Tutoriel
Tableau
Une des façons les plus simples d’utiliser Trello est de créer un Tableau comprenant une liste de tâches A Faire, une liste de tâches En Progrès, et une liste pour les tâches accomplies (Fait). Vous pouvez créer des cartes dans chaque liste et elles peuvent être glissées d’une liste à l’autre par la suite. Donc vous pouvez ajouter facilement vos tâches à accomplir dans votre liste A Faire et les glisser dans votre liste En Progrès une fois que vous avez commencé à travailler dessus. Enfin, une fois qu’une tâche est accomplie, elle peut être rangée dans la liste Fait. Cela vous donnera la satisfaction de voir voir votre liste Fait s’alonger au fur et à mesure que vous complétez vos tâches.
Ce qui est encore mieux, c’est que vous pouvez choisir de présenter votre Tableau complétement différemment si cette organisation (A Faire, En Progrès, Fait) ne vous convient pas. Personnellement, j’ai créé des Tableaux avec des listes représentant les mois de l’année pour planifier mon année. J’ai aussi créé un Tableau par client, de façon à savoir exactement où je suis par rapport aux tâches qu’ils m’ont demandées d’accomplir.
Carte
Lorsque vous créez une Carte, vous pouvez ajouter une description, vous pouvez ajouter des pièces jointes, de façon à ce que vous ayiez toujours sous la main les documents liés à la tâche en cours.
Vous pouvez ajouter une Date Limite, ce qui vous enverra des relances par email quand la date approchera.
Vous pouvez utiliser des Etiquettes pour ajouter une touche visuelle à vos tâches. Par example, vous pouvez utiliser l’Etiquette Jaune pour toutes les tâches liées à vos Clients, le Bleu pour toutes les tâches liées à votre entreprise, etc… Dans certains cas, j’utilise les Etiquettes pour démarquer les tâches sur lesquelles je vais travailler dans la semaine.
Vous pouvez visualiser si un commentaire a été ajouté par l’un de vos collaborateurs.
On peut aussi rajouter une Checklist si la tâche peut être divisée en sous-tâches. Les sous-tâches dans la Checklist peuvent être barrées au fur et à mesure qu’elle sont complétées, comme sur une liste papier. D’un coup d’oeil, vous pouvez voir combien de sous-tâches ont été accomplies.
Visibilité
Vous pouvez modifier la visibilité de vos Tableaux Trello : vous pouvez choisir d’être la seule personne ayant accès au Tableau, ou le rendre Public, ou juste visible par votre Equipe. Vous pouvez décider de partager votre Tableau avec votre client.e afin que vous sachiez tou.te.s les deux exactement où vous en êtes dans les différents projets sur lesquels vous travaillez pour leur compte.
Gestion de Projet pour PME
Même si vous êtes une PME ou un.e solo entrepreneur.e, il existe des outils qui peuvent vous aider à gérer votre entreprise plus aisément. Je vous encourage à essayer deux ou trois outils de gestion de projet, tels que décrits dans l’article mentionné plus haut. Personnellement, j’ai trouvé ce dont j’avais besoin en Trello et cela m’aide à gérer mes propres projets ainsi que ceux de mes clients facilement. Je sais où j’en suis à tout moment et les progrès sont visibles.
Si vous utilisez déjà un outil de Gestion de Projet, lequel utilisez-vous et pourquoi ? Si vous n’en utilisez pas encore un, essayez donc, cela vous rapportera plus que cela ne vous coûtera !
Je m’appelle Elisabeth Morice et je suis assistante virtuelle. J’aide les entrepreneur.e.s, consultant.e.s et freelances.
Je propose une assistance administrative, commerciale et informatique, dans plusieurs langues si besoin.
J’apporte des solutions pour aider les petites entreprises à grandir sans avoir besoin de recruter.
Contactez-moi pour plus d’infos
D’autre part, choisissez bien votre clientèle. C’est-à-dire que vous n’êtes pas tenu.e de répondre à toutes les demandes. Il est tout à fait convenable de dire à un prospect que leur projet n’est pas tout à fait dans vos cordes et que concurrent X serait plus à même de les aider. Si les premiers contacts avec un client potentiel sont épineux ou douteux, écoutez votre instinct. Un client qui titille dès le début pour des broutilles ne va pas s’affiner avec le temps, ce n’est pas comme le camembert!
Il est courant pour un.e entrepreneur.e de se sentir seul.e dans la prise de décision et dans l’exercice de son travail. Il ne faut surtout pas hésiter à s’entourer de gens bienveillants et à investir du temps dans la création d’un réseau de relations professionnelles. Même si je trouve cela très difficile d’approcher les gens, je me force à aller à un événement de réseautage une fois par mois au minimum. Je n’y vais pas pour trouver des clients mais pour rencontrer des gens avec qui je pourrais avoir des affinités, avec qui je pourrais monter des projets, des gens qui accepteraient de me conseiller dans l’exercice de mon activité.
