Last updated / Dernière mise à jour : 08/12/2021
Be done with your To Do list – Introducing Trello
I’m not a fan of To Do lists. All they do is getting longer without giving me the satisfaction of crossing more things off. Plus it’s just paper that clutters my desk. Even the electronic alternative doesn’t help.
So in order to be environmentally friendly and because I needed a proper system to keep on top of my work, I looked into Kanban tools. Kanwhat? I hear you say? Kanban is Japanese for “visual signal” or “card” and relates to cards used by Toyota line-workers to signal steps in their manufacturing process.
Ok so now I’ve showed off my borrowed knowledge of Japanese, I will talk about the tools that I have tried and the one I use all the time. You can find a list of Project management software for small businesses in this useful article. Out of those, I have tested Trello, Asana, Clickup and Microsoft Project but my favourite is Trello for its ease of use and collaborative features.
A little overview
With Trello, you can
- design your workflow
- spot where you have bottlenecks (resources, time constraints, etc)
- know exactly where you are with your work
Let’s see in a little more details.
Tutorial
Board
The easy way to use Trello is to create a board with 3 lists: To DO, In Progress and Done. You can create cards in each list and they can be moved from one list to the next. So you can easily add all your tasks in your To Do list and move them to the In Progress list once you have started acting on them. Finally, once you have completed the task, it can be parked in the Done list. You will then have the satisfaction to see your Done list getting bigger as you complete more and more tasks.
The beauty is that you don’t need to present your board that way if that doesn’t work for you. I have boards with posts by theme linked to a Calendar power-up to plan out mine and my client’s social media posts for the year. I also have a board per client so that I know exactly where I stand with all the tasks that they have mandated me to work on.
Card
When you create a Card you can add a description, you can add files to it so that you always have the relevant documentation relating to that task to hand.
You can add a Due Date which will send you reminders when the date is getting closer.
You can use Labels to give you a visual reminder of where the task is at. Or use this to, say, label all your Client related tasks in Yellow, all your personal business related tasks in Blue, etc… One use I have of Labels is for me and my client to know what stage of the process the task is (to draft in yellow, to translate in orange, waiting for image in red, to be authorised in blue, etc…)
You can see if a comment has been added by one of your collaborators. They can tag in the comment you using @yourname to alert you that they need your answer to a question, for example.
You can add Checklist if a task can be split into several sub-tasks. The items on the Checklist can be ticked off as they get completed. At a glance you can see how many sub-tasks have been completed. This is handy if you are using processes made off several tasks and avoids forgetting one on the way. You can also reuse Checklist, quite handy if you tend to have the same processes.
Privacy
You can change the visibility of your Trello Board: you can choose whether you are the only person having access to it or if you want to make it public or just visible to your team. You can share it with your client so that they know exactly where you are in the work they send your way.
Project Management for small businesses
As a small business, there are many tools that can help you run your business easily. I suggest you try a couple of project management tools such as the ones in the article above. I have found what I needed with Trello and it has made my life simpler for running my own projects and my clients’ . I am on top of things and progress is visible.
You can easily set Trello up but, if time is an issue, contact me so that I set it up for you.
My name is Elisabeth Morice and I am a multilingual virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or freelancers.
I offer customer service and IT support in English, French and German.
I provide solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.
Contact me now for more information.
Adieu la liste de tâches – Bonjour Trello
Comme décrit dans un blog précédent, je n’aime pas utiliser les listes de tâches. Elles ne font que s’allonger sans me donner la satisfaction de barrer les tâches accomplies. De plus, c’est encore un peu plus de papier sur mon bureau.
Alors, pour protéger l’environnement, et parce que j’avais besoin d’un vrai système pour être à jour dans mes projets et missions clients, je me suis intéressée aux outils Kanban. Kequoi ? Vous écriez-vous ? Kanban est un terme japonais qui veut en gros dire “signal visuel” ou “carte” et se rapporte au système utilisé par les ouvriers de Toyota pour visualiser les étapes du processus de production.
Bon, maintenant que j’ai bien montré ma science (empruntée sur internet, bien sûr), je vais vous parler des outils en ligne que j’ai testés et en particulier celui que j’utilise tout le temps. Vous trouverez une liste des logiciels de gestion de projet pour PME dans cet article très utile. De ces outils, j’ai testé Trello, Asana, Clickup et Microsoft Project, avec une préférence pour Trello pour sa facilité d’utilisation et ses fonctions collaboratives.
Un aperçu
Avec Trello, vous pouvez
- concevoir votre workflow
- visualiser les problèmes de ressources, les contraintes de temps, etc
- savoir exactement où vous en êtes dans vos projets
Allons voir plus en détail.
Tutoriel
Tableau
Une des façons les plus simples d’utiliser Trello est de créer un Tableau comprenant une liste de tâches A Faire, une liste de tâches En Progrès, et une liste pour les tâches accomplies (Fait). Vous pouvez créer des cartes dans chaque liste et elles peuvent être glissées d’une liste à l’autre par la suite. Donc vous pouvez ajouter facilement vos tâches à accomplir dans votre liste A Faire et les glisser dans votre liste En Progrès une fois que vous avez commencé à travailler dessus. Enfin, une fois qu’une tâche est accomplie, elle peut être rangée dans la liste Fait. Cela vous donnera la satisfaction de voir votre liste Fait s’allonger au fur et à mesure que vous complétez vos tâches.
Ce qui est encore mieux, c’est que vous pouvez choisir de présenter votre Tableau complétement différemment si cette organisation (A Faire, En Progrès, Fait) ne vous convient pas. Personnellement, j’ai créé des Tableaux avec des postes par thème lié au Power-Up Calendrier pour planifier mes postes sur les réseaux sociaux pour toute l’année. J’ai aussi créé un Tableau par client, de façon à savoir exactement où je suis par rapport aux tâches qu’ils.elles m’ont demandées d’accomplir.
Carte
Lorsque vous créez une Carte, vous pouvez ajouter une description, vous pouvez ajouter des pièces jointes, de façon à ce que vous ayiez toujours sous la main les documents liés à la tâche en cours.
Vous pouvez ajouter une Date Limite, ce qui vous enverra des relances par email quand la date approchera.
Vous pouvez utiliser des Etiquettes pour ajouter une touche visuelle à vos tâches. Par exemple, vous pouvez utiliser l’Etiquette Jaune pour toutes les tâches liées à vos Clients, le Bleu pour toutes les tâches liées à votre entreprise, etc… Dans certains cas, j’utilise les Etiquettes pour déterminer le stade d’avancement dans le processus (à écrire en jaune, à traduire en orange, en attente d’un visuel en rouge, à valider en bleu, etc…)
Vous pouvez visualiser si un commentaire a été ajouté par l’un de vos collaborateurs. Ils.elles peuvent vous étiqueter sur un commentaire en utilisant @votrenom pour vous alerter s’ils.elles on besoin de votre réponse à une question, par exemple.
Vous pouvez ajouter une liste de contrôle pour une tâche qui doit être détaillée en plusieurs sous-tâches. Les éléments de la liste de contrôle peuvent être cochés au fur et à mesure qu’ils sont complétés, comme sur une liste papier. C’est pratique si vos processus (j’ai vérifié, c’est bien le pluriel de processus!) sont composés de plusieurs sous-tâches et cela permet de ne pas en oublier une en route. Vous pouvez aussi réutiliser des listes de contrôle, pratique si vous avez des processus récurrents.
D’un coup d’oeil, vous pouvez voir combien de sous-tâches ont été accomplies.
Visibilité
Vous pouvez modifier la visibilité de vos Tableaux Trello : vous pouvez choisir d’être la seule personne ayant accès au Tableau, ou le rendre Public, ou juste visible par votre Equipe. Vous pouvez décider de partager votre Tableau avec votre client.e afin que vous sachiez tou.te.s les deux exactement où vous en êtes dans les différents projets sur lesquels vous travaillez pour leur compte.
Gestion de Projet pour petites entreprises
Même si vous êtes une PME ou un.e solo entrepreneur.e, il existe des outils qui peuvent vous aider à gérer votre entreprise plus aisément. Je vous encourage à essayer deux ou trois outils de gestion de projet, tels que décrits dans l’article mentionné plus haut. Personnellement, j’ai trouvé ce dont j’avais besoin en Trello et cela m’aide à gérer mes propres projets ainsi que ceux de mes clients facilement. Je sais où j’en suis à tout moment et les progrès sont visibles.
Trello est facile à mettre en place mais si vous êtes pris par le temps, contactez-moi afin que je le configure aux besoins de votre entreprise.
Je m’appelle Elisabeth Morice et je suis assistante virtuelle. J’aide les entrepreneur.e.s, consultant.e.s et freelances.
Je propose une assistance support de clientèle et technique en anglais, français et allemand.
J’apporte des solutions pour aider les petites entreprises à grandir sans avoir besoin de recruter.
Contactez-moi pour plus d’infos
~~ Virtuelle Solutions ~~ 