Parkinson’s Law: “work expands so as to fill the time available for its completion”
Cyril Northcote Parkinson, British historian (1909-1993)
Although Parkinson applied his theory to civil service, I think it also applies to us (mere mortals) auto entrepreneurs. If I don’t set myself time limits, whatever time I have available before my next appointment, online lesson or school pickup will just disappear without me noticing it and nothing tangible to show for it.
As an auto entrepreneur I can’t afford to let time slip away like that so I looked at tools that would help me manage my time efficiently. There is the obvious timer on your phone or even online such as e.ggtimer. You can decide the amount of time you want to spend on a given task and when the timer goes, you can either take a break, decide to reset the timer to finish the task or move on to the next item on you to do list. This method has the benefit to keep you focused on the task at hand. Just make sure that you don’t allow emails or Facebook updates to derail you until the timer beeps!
This method only worked for me up to a point. I found out that I didn’t need timing but I needed to record what I was working on and for how long. On a Friday evening I would look back at my busy week and wonder what I had really been doing for the past five days. I started using a timing tool such as toggl. This has had two big effects on my work:
– I can log and time tasks that I perform for my customers, which I can then report on and base my invoices on.
– The second benefit is that I can also log in the tasks I have to do for my business, such as admin work or writing this blog.
This might not seem like much but using toggl allowed me to visualise how much time I was spending on building my business (prospection, learning, communication…). It also keeps me focused and helps me stick to my daily/weekly/monthly plan.
Loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Cyril Northcote Parkinson, historien britannique (1909-1993)
Bien que la Loi de Parkinson s’applique à l’origine à l’administration et aux fonctionnaires, je pense qu’elle s’applique tout aussi bien au commun des mortels et, en particulier, aux autoentrepreneur.e.s. Si je n’y fait pas attention, le temps que j’ai de disponible (entre mes rendez-vous, leçons en ligne ou la sortie de l’école) s’évapore sans que je m’en rende compte et sans rien de tangible à la fin de la journée.
En tant qu’auto entrepreneure, je ne peux pas me permettre de laisser le temps me couler entre les doigts alors je m’appuis sur des outils qui peuvent m’aider à gérer mon temps efficacement. Il y a bien sûr le minuteur sur votre téléphone ou même en ligne (tel que http://e.ggtimer.com/). On décide du temps qu’on veut passer sur une tâche donnée et quand ce temps est écoulé et que le minuteur sonne, on fait une pause, on redémarre le minuteur pour finir la tâche ou on passe à la suivante sur la liste. Cette méthode a l’avantage de maintenir la concentration sur la tâche en cours. Mais attention à ne pas vous laisser tenter par les courriels et autres notifications Facebook avant la fin de la minuterie !
Cette méthode ne fonctionnait pour moi que jusqu’à un certain point. En effet, je me suis rendue compte que j’avais aussi besoin de noter ce sur quoi je travaillais et pendant combien de temps. Arrivait la fin de la semaine et je me demandais souvent pourquoi je n’avais pas eu une minute à moi mais sans savoir exactement ce que j’avais fait. J’ai donc commencé à utiliser un outil en ligne tel que toggl.com. Cela a eu deux effets positifs sur mon organisation de travail :
– Je peux enregistrer et minuter des tâches dans le cadre des missions que j’effectue pour mes clients. Je peux ensuite extraire un rapport sur lequel je peux baser mes factures en fin de mois.
– Le second plus est que je peux aussi enregistrer les tâches que j’effectue pour faire progresser mon entreprise, telles que les tâches administratives ou écrire ce blog.
Cela semble peut-être anodin mais utiliser toggl m’a permis de visualiser et de comprendre combien de temps je passais à faire progresser mon entreprise (prospection, apprentissage, communication…). Cela me permet aussi de rester concentrée et m’aide à me tenir à mon plan quotidien/hebdomadaire/mensuel.
My name is Elisabeth Morice and I am a virtual assistant helping entrepreneurs, consultants or young startups.
I offer administrative, business and IT support, in multiple languages if required.
I bring solutions to allow small businesses to grow without requiring the need of full staff hire.
Contact me now for more information.
~~ Virtuelle Solutions ~~ 